Was ist Human Resource Management (HR-Management)?
Das HR-Management, ausgeschrieben Human Ressource Management und zu Deutsch „Personalmanagement“ oder auch „Personalwesen“, befasst sich an der Basis mit der optimalen Organisation der Ressource Arbeitskraft. Kernziel ist es, die allgemeine Arbeitseffizienz und Personalentwicklung sowie nicht zuletzt die Motivation und das Engagement der Mitarbeiter:innen zu steigern. HR-Management-Software unterstützt Personaler:innen bei ihrer Arbeit, insbesondere indem sie eine zentrale Stelle bildet, an der sämtliche für die Koordination relevanten Daten und ebenfalls spezifische Kommunikation zusammenlaufen. Sie ermöglicht eine strukturierte Verwaltung der Personalakten, in denen alle relevanten Informationen zu einem Mitarbeiter gespeichert sind. Die Automatisierung von Gehalts- und Lohnabrechnung sorgt für Effizienz und Genauigkeit in diesem wichtigen Bereich. Auch bei der Reisekostenabrechnung erweist sich die Software als nützliches Tool, indem sie die Erfassung und Abrechnung von Dienstreisen vereinfacht. Die Personalarbeit, von der Personalbeschaffung bis hin zur Urlaubsplanung, wird durch die Verwendung von HR-Management-Software erheblich erleichtert. Mitarbeiter können Urlaubsanträge einfach einreichen und einsehen, und die Personalabteilung kann diese nahtlos in die gesamte Urlaubsplanung integrieren. Letztlich trägt sie idealerweise stark dazu bei, Personalprozesse zu vereinfachen sowie anderweitig zu optimieren und sorgt für mehr Transparenz und motivierte Mitarbeiter.
Die besten HR-Softwares im Vergleich 2021
Die richtige Softwarelösung für Eure HR-Maßnahmen zu finden, ist gar nicht so einfach. Neben unzähligen Anbietern gibt es nämlich auch große Unterschiede hinsichtlich der Preisgestaltung, Implementierung und des Funktionsumfangs. Welches HR-Tool für Euer Unternehmen infrage kommt, hängt daher stark von Eurer Unternehmensgröße und Eurem Budget und den von Euch benötigten Funktionen ab. So gibt es All-In-One HR-Lösungen, Einzelbereichs-HR-Softwares und Best-Of-Breed HR-Tools, die sich alle in der Preisgestaltung und den gebotenen Features stark unterscheiden. Ein ausgiebiger Vergleich der HR-Softwares ist daher für Euch unabdingbar. Auf OMR Reviews könnt Ihr mithilfe der Erfahrungen und Reviews der Nutzer:innen aus der OMR Community abwägen, welche Software auf Eure Bedürfnisse zugeschnitten ist und Euch darauf basierend entscheiden.
Das sind bekannte HR-Software Anbieter
Warum Ihr HR-Software in Eurem Unternehmen einsetzen solltet
Dem Personalmanagement wird zunehmend strategische Relevanz zuteil. Gerade größere Betriebe mit vielfältigen Abteilungen und demzufolge unterschiedlichsten Personal-Pools können diese kaum effizient ohne eine HR-Software ausrichten. Aber auch in kleineren Unternehmen sind entsprechende Programme mehr als hilfreich. Denn hier ist der Beitrag des Personalmanagements zur Wertschöpfung ohne technische Unterstützung ebenfalls nur schwer nachvollziehbar. Es mangelt häufig an notwendigen Daten und einer zweckdienlichen Verfahrensweise mit diesen. Ohne Informationen und konkrete damit verbundene Workflows erfolgen Effekte des HR-Managements eher nach dem Zufallsprinzip, anstatt wirklich zielgerichtet und sicher auf eine Optimierung hinzuarbeiten. HR Management Software kann zum einen helfen, entsprechende Fakten zu erhalten bzw. betreffendes Personal-Controlling durchzuführen. Zum anderen speichert sie derartige Informationen an einem zentralen Ort, einer digitalen Personalakte. Sie lässt alle betreffenden Stellen schnell auf diese zugreifen und bietet bestenfalls sämtliche nötigen Werkzeuge für eine im Sinne des Unternehmenskontexts maximal zweckdienliche Weiterverarbeitung. Der Beitrag des Personalwesens zur Wertschöpfung lässt sich erst durch eine HR Management Software wirklich hinreichend beziffern. Überdies steigt die Relevanz der Schaffung reibungsloser Arbeitsabläufen im stetig komplexer werdenden und schon jetzt mit enorm vielen Aufgaben bedachten Personalmanagement zusehends – sei es in großen Konzernen oder mittelständischen Unternehmen. Da HR Management Software viele elementare Prozesse automatisiert, kann sie immens dazu beitragen, eine solche Barrierefreiheit zu gewährleisten.
Welche Arten von HR-Software gibt es?
Grundsätzlich bietet der Markt drei Typen von HR Management Software:
All-In-One HR-Lösung
HR Management Software als All-in-one-Lösung vereint praktisch sämtliche Funktionen bzw. technischen Tools, die in Personalprozessen wichtig sind oder sein können, in einem Programm. Diejenigen, die sich für ein umfangreiches Komplettpaket entscheiden, sollten in aller Regel keine zusätzliche Personal-Software benötigen. Es sind keine Verbindungen zwischen unterschiedlichen Tools per Schnittstellen notwendig. Personaler:innen arbeiten innerhalb eines einheitlichen Interface mit aufeinander abgestimmten Prozessen. Sie müssen sich nicht in verschiedene Programme einarbeiten. Das sind eindeutige Vorteile. Nachteile bleiben aber nicht aus. Denn längst nicht alle (kleinen) Unternehmen benötigen einen derart großen Funktionsumfang. Personal-Manager können dadurch überfordert sein und im schlimmsten Fall ist eine - natürlich vergleichsweise teure - Komplettlösung kaufen, die sie gar nicht benötigen.
Einzelbereichs-HR-Software
Einzelbereichs-Software - auch Insellösungen genannt - eignet sich für Betriebe, die nur einen Teilbereich ihres Personal-Managements digital unterstützen möchten/müssen. Üblicherweise fokussieren entsprechende Tools das Recruiting oder die Personalverwaltung bzw. Teile daraus. Das spart Kosten. Falls jedoch später doch die Notwendigkeit eintritt, weitere Bereiche des Personal-Managements mit einer Software zu bedenken, kann es sein, dass die Insellösung nicht mit dem ins Auge gefassten weiteren Tool harmoniert. Weiterhin kann sich der Abgleich zwischen den Programmen als sehr aufwendig erweisen. Das sind selbstverständlich große Nachteile, weshalb reine Insel-Software heute kaum noch einen Markt hat. Der Trend geht in Richtung Komplett- oder Modullösungen. Letztere lassen Anwender ein Paket schnüren, das genau auf die eigenen Anforderungen abgestimmt ist.
Best-of-Breed HR-Software
Der Best-of-Breed-Software-Ansatz strebt eine Kombination der jeweils besten Tools für die zu erledigenden Aufgaben an. Er ist damit kein Kompromiss aus Komplett- und Insellösung, sondern stellt eher den Optimalfall dar. Heute berücksichtigen bereits viele HR Management Tools diesen Grundgedanken und bieten unterschiedlichste Schnittstellen. So ist es möglich, verschiedene Module zu einer individuellen und perfekt passenden Lösung zu gliedern. Bei Bedarf werden später fehlende Module relativ einfach hinzugefügt. Diese Softwarelösung ist unter anderem ideal für Start-ups, die nur einen Teil des Personal-Managements digitalisieren müssen, bei denen auf absehbare Zeit aber weitere Tools erforderlich sein werden. Typischerweise erfolgt bei einer Best-of-Breed-Lösung ein Zusammenschluss von zwei oder mehr der folgenden Software-Module:
Personalbedarfsplanungs-Software
Personaladministrations-Software
Talent-Management-Software
Employer-Self-Service-Software
Zeiterfassungs-Software
Bewerbungs-Management-Software
Funktionsschwerpunkte von HR-Software
- Bewerbermanagement
- Personalverwaltung
- Talent-Management
1. Bewerbermanagement
Das Bewerbungs-Management ist oftmals ein wichtiger Teil von HR Management Software und besitzt viel Potenzial zur digitalen Optimierung der Mitarbeitergewinnung. Entsprechende Lösungen helfen bei der Personalbedarfsplanung, dem Erstellen sowie Schalten von Stellenausschreibungen, der Sammlung, Einstufung und Verwaltung von Bewerbungen, der Kommunikation mit den Bewerbern:innen sowie unternehmensintern unter den betreffenden Abteilungen und auch der Planung von Vorstellungsgesprächen. Weiterhin sorgen die Programme mit ihren Datensammlungen, Workflows und daraus idealerweise resultierenden reibungslosen Prozessen dafür, dass die potenziellen Mitarbeiter:innen sich gleich von Anfang an bestens aufgehoben fühlen. Bei richtigem Einsatz kennen Abteilungen ihre neuen Mitarbeiter:innen prompt sehr gut – sowohl auf Kompetenzebene als auch persönlich. Das macht das Onboarding überaus effizient und steigert die Wahrscheinlichkeit einer Bindung der neuen Kollegen:innen immens.
2. Personalverwaltung
HR Management Software hilft im Bereich der Personalverwaltung vorrangig bei administrativen Aufgaben, wie bei der Lohnbuchhaltung sowie der Zeit- bzw. An- und Abwesenheitserfassung und der Organisation von Urlaubstagen. Weiterhin fällt die Analyse und Aufbereitung von Daten, die Erkenntnisse zur Arbeitseffizienz liefern, in den Funktionsumfang von HR Management Software. Ein solches Tool ermöglicht es, viele dieser typischen Aufgaben zu automatisieren und generell zu vereinfachen.
3. Talent-Management
Die Automatisierung und Vereinfachung vieler Prozesse des Bewerbungs-Managements und der Personalverwaltung führen bereits dazu, dass Personalabteilungen Zeit erhalten, die sie nutzen können, um Mitarbeiter:innen ganzheitlicher und sehr gezielt zu betreuen. Das kann in Form von regelmäßigen Personalgesprächen, größeren Meetings zum Stand der Dinge, Mitarbeiterevents und Weiterbildungen erfolgen. Tatsächlich bietet HR Management Software mitunter aber auch spezifische Tools, die eine Organisation entsprechender Maßnahmen vereinfachen. Weiterhin lassen sich unter anderem über die im fortwährenden Monitoring erhaltenen Daten wichtige Entwicklungen unter den Mitarbeitern:innen feststellen, Potenziale erkennen und diese gezielt fördern oder im Negativfall abwenden. Somit erreichen die wirklich passenden Aktionen auch immer die richtigen Kollegen:innen. Das suggeriert ein rundum gutes Verständnis des Unternehmens seinen Arbeitskräften gegenüber. Erkennen Mitarbeiter:innen dies, steigen die Arbeitsmotivation und nicht zuletzt die Identifikation mit dem Betrieb. Beides wird ebenfalls durch die Möglichkeit zahlreicher HR Management Tools gestützt, Kollegen:innen das System selbst aktiv mitgestalten zu lassen. Jene können dann nicht nur einen Einblick in die dortigen Vorgänge erhalten, sondern auch direkt eingreifen. Sie haben Gelegenheit, ihre Daten einzusehen, zu ändern und manchmal sogar Weiterbildungen bzw. ähnliche Bedarfe eigenständig anzumelden sowie ihre Urlaubsorganisation, Fehltage etc. transparent zu prüfen. Eine solche Offenheit trägt in aller Regel erheblich zu einem positiven Betriebsklima bei.
Die wichtigsten HR-Softwarefunktionen
HR Management Software bringt immer verschiedenste Funktionalitäten mit. Diese unterstützen Benutzer mitunter in jedem Aufgabengebiet des Personalwesens, zumindest aber in Teilbereichen. Wenn Du noch keine Erfahrungen mit derartigen Softwarelösungen hast, ist es angesichts der enormen Bandbreite an Potenzialen schwierig, einen Überblick zu erhalten. Dabei möchten wir Dich an dieser Stelle in gewisser Hinsicht unterstützen. Selbstverständlich würde es hier den Rahmen sprengen, wirklich alle Möglichkeiten, die HR Management Software bietet, im Detail aufzuführen. Die zentralen Funktionen möchten wir jedoch zusammenfassen. Am einfachsten lassen sich diese tatsächlich anhand eines typischen Unternehmens-Lebenszyklus von Mitarbeiter:innen gliedern, der sich – vereinfacht - wie folgt gestaltet:
- Bewerbung, Einstellung und Onboarding
- Arbeitsorganisation, Vergütung und Monitoring
- Weiterentwicklung und Motivation
Die wichtigsten Funktionen des HR Tools innerhalb dieses Zyklus sind folgende:
Sie ermöglicht die Speicherung von Mitarbeiterinformationen und Dokumenten in einer zentralen Datenbank, z. B. Gehaltsabrechnungen.
HR Management Software lässt individuelle Mitarbeiter:innen-Profile mit speziell für diese Personen wichtigen Datenfeldern anlegen. Mit speziellen Modulen zur Unterstützung der Führungskräfte bietet die HR-Software Werkzeuge für Leistungsbeurteilung, Zielsetzung und Nachfolgeplanung. Sie ermöglicht eine bessere Kommunikation zwischen Management und Mitarbeitern und unterstützt die Führungskräfte bei der Entscheidungsfindung.
Sie ermöglicht einfaches Exportieren und Importieren von Mitarbeiterdaten für Berichtszwecke.
Sie kann mit HR-Anwendungen von Drittanbietern, aus denen zusätzliche Informationen abgerufen werden, kombiniert werden – unter anderem einer Applicant Tracking Software.
Sie ermöglicht eine effiziente Zeitwirtschaft, indem sie Arbeitszeiten, Überstunden und Abwesenheiten überwacht. Sie unterstützt bei der Planung und Kontrolle der Arbeits- und Pausenzeiten und hilft Unternehmen, die Compliance mit geltendem Arbeitsrecht sicherzustellen.
Die HR-Software vereinfacht den Rekrutierungsprozess, indem sie das Erstellen, Veröffentlichen und Verwalten von Stellenausschreibungen automatisiert.
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