Vereins Management Software & Tools im Vergleich

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Mehr über Vereins Management Software & Tools im Vergleich

Vereinssoftware-Definition: Was ist Software für Vereine?

Vereinssoftware fokussiert in erster Linie Non-Profit-Organisationen, wie kleinere bis mittlere Sportvereine, Elternvertretungen und andere vorwiegend gemeinnützige Zusammenschlüsse. Sie kann allerdings auch im Kontext von membership-basierten Businesses, wie Fitnessstudios oder Yoga-Clubs, eingesetzt werden. Für solche und ähnliche Vereinigungen bzw. Unternehmen bieten Vereinsprogramme unterschiedliche Funktionen. Diese helfen Verantwortlichen bei der Verwaltung, können teilweise aber ebenfalls von Mitgliedern genutzt werden.

Eine Vereinsverwalter-Software unterstützt Organisationsmitarbeiter:innen vor allem bei der Ausführung ihrer täglichen Aufgaben. Dazu zählen etwa die Planung von Veranstaltungen, der Einzug von Mitgliedsbeiträgen (Vereinskassen-Software, manchmal auch Steuersoftware für Vereine integriert) und die Kommunikation mit den Vereinsangehörigen. Vereinsprogramme sind in gewisser Weise Buchhaltungssoftwares für Vereine.

Mitglieder können über eine mobile Vereinssoftware-App oder ein Mitgliederportal auf das Tool zugreifen. Sie bekommen dann insbesondere Gelegenheit, direkt Zahlungen zu leisten, sich für ein Event anzumelden oder mit anderen Mitgliedern zu kommunizieren.

Verantwortliche speichern Mitgliederinformationen innerhalb einer Datenbank für den Verein, um einfach auf Kontaktinformationen, Zahlungsverhalten und Mitgliedschaftshistorien etc. zuzugreifen. Deshalb werden Vereinssoftwares häufig auch als Mitglieder-Verwaltungs-Programme bezeichnet.

Weshalb sollte man Vereins-Verwaltungs-Software einsetzen?

Die Verwaltung von Vereinen kann eine komplizierte Angelegenheit sein. Je mehr Mitglieder im Auge behalten werden müssen, desto aufwendiger wird es, Mitgliedsbeiträge einzuholen, wichtige Informationen zu vermitteln, Events zu planen, mit den Vereinsangehörigen zu kommunizieren und weitere wichtige To-dos zu erledigen. Selbst kleinere Vereine bzw. andere Non-Profit-Organisationen oder auch profitorientierte Membership-Businesses schaffen alle Management-Aufgaben kaum ohne technische Unterstützung. Wenn doch, sind entsprechende Vorgänge sehr zeitaufwendig und nicht zuletzt relativ fehleranfällig.

Gerade die spezifische Mitgliederverwaltung ist ein essenzieller Teil der Arbeit einer jeden Vereinigung. Hier liegt oftmals auch der größte Arbeitsaufwand. Demzufolge widmen viele Lösungen für die Verwaltung von Vereinen einen großen Teil ihrer Funktionen genau derartigen Management-Tasks. Es gilt wichtige Daten, wie Kontaktinformationen, Bankverbindungen, Zahlungsverhalten und/oder den Mitgliedsstatus, stets aktuell zu halten und generell im Blick zu haben. Kommt es hier zu Defiziten, bleiben Zahlungen aus, Mitglieder werden nicht zu wichtigen Events eingeladen oder gehen vielleicht sogar komplett in verschiedenen Datensilos unter.

Mit einem passend ausgewählten Vereinsprogramm sind solche und andere typische Schwierigkeiten kein Thema mehr. Generell kann die viele Arbeit von Vereinsverantwortlichen bestenfalls in einem Bruchteil der sonstigen Zeit erledigt werden. Somit bleibt mehr Raum für persönliche Zuwendungen, strategische Aufgaben und weitere wichtige Tätigkeiten, die nicht mithilfe einer Software zu unterstützen sind.

Für ein Mitglieder-Unternehmen, wie zum Beispiel ein Fitnessstudio, können entsprechende Funktionen von unschätzbarem Wert sein. Sie können tatsächlich große Teile ihres Business über eine Vereinssoftware steuern – all-in-one. Obendrein erhalten diese Betriebe mit manchen Lösungen relativ umfangreiche Analytics. Somit besteht die Chance, wichtige Kennzahlen zu verfolgen und zu sehen, wo Potenziale sind und wo vielleicht Verbesserungen vorgenommen werden sollten.

Nicht zu vergessen sind dabei auch die Vereinsmitglieder: Für sie kann oder sollte es über eine solche Software viel einfacher sein, mit ihrem Verein oder ihrem Gym zu interagieren, schnell wichtige Informationen zu erhalten und nach Bedarf bzw. eigenem Ermessen ihre Daten zu aktualisieren. 

Mobile Apps zur Vereinsverwaltung ermöglichen es, die Tools auch unterwegs zu nutzen. Das ist vor allem dann von Vorteil, wenn es sich bei der Organisation nicht um eine zentrale Vereinigung mit einem festen Anlaufpunkt handelt. Meistens sind heutige Vereinsprogramme online gehostet, sodass sie grundsätzlich flexibel von verschiedenen Standorten aus genutzt werden können.

Wie funktioniert ein Vereins-Verwaltungs-Programm?

Die Funktionsweise einer Vereinssoftware hängt ganz an der Basis von ihrem Bereitstellungsprinzip am. Erfolgt die Vereinsverwaltung online, greifen Verantwortliche im Normalfall über einen Browser oder eine spezielle App auf das Programm zu. On-Premise-Systeme werden auf einem oder mehreren Rechnern installiert und sind dann ausschließlich mit diesen nutzbar.

Die Lösungen umfassen in aller Regel verschiedene Tools. Wie eine Vereinssoftware in der Praxis funktioniert, ist selbstverständlich eng mit den integrierten Werkzeugen verbunden. Typisch sind hier folgende Bestandteile und betreffende Prozesse.

Mitglieder-Verwaltungs-Programm für Vereine
Die Mitgliederverwaltung für Vereine bildet die Kernfunktion vieler Vereinssoftwares. Diese ermöglicht Verantwortlichen das Management aller Mitglieder innerhalb einer spezifischen Datenbank.

Erfasst sind Namen, Adressen, Kontaktinformationen und andere wichtige Informationen. Der Datenspeicher erleichtert den Überblick der Gesamtzahl der Mitglieder und verrät unter anderem, welche Member ausstehende Zahlungen haben oder welchen Funktionen sie besetzen. Viele Vereinsprogramme lassen zudem externe Daten organisieren, wie beispielsweise solche zu Veranstaltungsorten, Partnerunternehmen, übergeordneten Verbänden usw.

Aber nicht nur die Vereinsverantwortlichen, sondern auch die aktiven Mitglieder können auf die Datenbank zugreifen. Mittels Sortier-, Filter- und/oder Suchfunktionen finden jene dort stets die passenden Ansprechpartner:innen, bekommen die Chance, ihre Daten anzupassen oder können ihren Status für die Anmeldung zu bestimmten Events einsehen.

Vereinsbuchhaltung
Viele Anbieter-Unternehmen integrieren eine Vereinsbuchhaltung in die Software. Damit sind die Verwaltung der Finanzen sowie Beiträge und weitere Buchhaltungs-Tasks an zentraler Stelle zu erledigen.

Dafür stehen digitale Kassenbücher und diverse andere Buchhaltungs-Features bereit, um Beitragszahlungen sowie Ausgaben zu organisieren oder Rechnungen und Mahnungen zu erstellen. Zahlungsaufforderungen können mitunter direkt per E-Mail verschickt werden.

Über eine Online-Banking-Schnittstelle zum Konto des Vereins sind Geldflüsse automatisch zu tracken. Selbst die Umsatzsteuer-Voranmeldung und/oder Verbindungen zu DATEV sowie Elster werden ermöglicht.

Kalender
Vereinssoftware fungiert häufig als digitaler Kalender. Über diesen können Verantwortliche Veranstaltungen planen und entsprechende Termine mit den Mitgliedern teilen.

Letztere erhalten manchmal die Möglichkeit, sich direkt über die Software des Vereins für die Events anzumelden. Durch diese Vereinfachung können die Anmeldezahlen mitunter erheblich gesteigert werden: Alles geht bequem per Smartphone und Termine fallen nicht mehr unter den Tisch. Mitglieder können sich langfristig informieren (lasse).

Kommunikation
Die Kommunikation ist ein essenzieller Bestandteil von Vereinen aller Art. Daher haben viele digitale Tools zur Vereins- und Mitgliederverwaltung entsprechende Tools an Bord. Vereinsangehörige sind etwa per E-Mail-Newsletter über wichtige Entwicklungen auf dem Laufenden zu halten. Eine Plattform bzw. ein Forum kann es allen Beteiligten ermöglichen, sich auszutauschen. Darüber hinaus sind sogar Postsendungen über eine solche Anwendung anzustoßen – zum Beispiel für offizielle Zahlungsaufforderungen.

Welche Vor- und Nachteile bietet Vereinssoftware?

Viele Vorzüge, die Vereine aus der Verwaltung mittels Software ziehen können, wurden bis hierher bereits herausgestellt. Es folgt eine Zusammenfassung der ganz zentralen Benefits. Neben zahlreichen Vorteilen gibt es aber auch Nachteile, wie ebenfalls gezeigt wird.

  • Zeitersparnis für nicht automatisierbare To-dos: Der größte Vorteil der Nutzung einer Vereinssoftware besteht darin, dass Verantwortliche mehr Zeit und Energie für persönliche Kontakte, strategische Überlegungen und andere Aufgaben haben, die nicht durch Software gestützt werden können. Indem das Vereinsprogramm wiederkehrende Kleinarbeiten massiv erleichtert, können sich Verwaltungskräfte, die in nicht wenigen Vereinen auch Vorstände sind, intensiver um wichtige Entscheidungsfragen kümmern.

  • Professionelle Prozesse: Entwicklerunternehmen von Vereinssoftware wissen in aller Regel genau, welche Arbeit in Organisationen anfällt und wie man diese optimal digital unterstützen kann. Dabei verbinden sie ihre Lösungen mit einem entsprechenden Business-Wissen. Letzteres geht über eine Software zur Mitgliederverwaltung bzw. innerhalb der dort integrierten Tools und deren Arbeitsweisen praktisch an die Vereinsverantwortlichen über. Somit profitieren jene schließlich vielleicht von vielen Kenntnissen und Erfahrungen, die ihnen vorher fehlten.

  • Mehr Effizienz: Ein weiterer Vorteil von Vereinsmanager-Software (der im Grunde jeden Teil des Wirkungsbereichs solcher Tools betrifft) ist, dass sie mehr Komfort, Zeitersparnis und letztlich Effizienz bringt. Alleine die Tatsache, dass bei deren Nutzung sehr viele der zentralen Vorgänge in der jeweiligen Organisation und ebenso wichtige Daten an einem Ort zusammenlaufen, bedeutet einen enormen Effizienz-Push. Klassischerweise gibt es hier mehrere digitale und analoge Silos, deren Management natürlich sehr Aufwendig ist.

Nach den allumspannenden Vorteilen von Vereinssoftware nun zu den (möglichen) Nachteilen.

  • Kosten: Vereinssoftware kann durchaus erhebliche Kosten verursachen. Gerade dann, wenn es um größere Vereinigungen bzw. die Verwaltung vieler Mitglieder geht, kommt schnell eine ordentliche monatliche oder jährliche Summe zusammen. In diesem Zusammenhang gilt es darauf zu achten, dass die Ausgaben für das Vereinsprogramm nicht dessen Nutzen übersteigen

  • Persönlichkeitsverlust: Klassische Vereinsarbeit erfolgt zu großen Teilen auf persönlicher Ebene. Verantwortliche teilen Termine auf Versammlungen oder face-to-face mit, kommen für Vereinseinschreibungen direkt zu zukünftigen Mitgliedern nach Hause oder sammeln sogar Beiträge an der Haustür ein. All diese und weitere To-dos können mit einer Vereinssoftware digital und automatisiert erfolgen. Selbst Gespräche sind über diese Lösungen zu führen. Damit kann schnell einiges an Persönlichkeit auf der Strecke bleiben.

  • Datenschutz: Natürlich ist es selbst in kleinsten Vereinen immer wichtig, verschiedene Daten von Mitgliedern einzuholen, langfristig zu speichern und zu gegebener Zeit für Mailings, Anfragen oder Event-Teilnahmen einzusetzen. Egal, ob dies über einen Zettel in einem Ordner oder per Vereinsmanagement-Software erfolgt – die geltenden Datenschutzgesetze müssen stets eingehalten werden. Beim Einsatz einer Software haben Verantwortliche jedoch mitunter nicht die volle Kontrolle über gespeicherte Informationen. Diese liegen, wenn die Vereinssoftware online gehostet wird bzw. es sich um Vereinssoftware in der Cloud handelt, normalerweise beim jeweiligen Provider. Daher sollten Interessierte bei der Wahl einer Lösung genau darauf achten, dass das Anbieterunternehmen DSGVO-konform arbeitet.

Beste Vereinssoftware finden: Wie wählt man das passende Vereinsprogramm aus?

In Anbetracht des breiten Spektrums an Vereinssoftwares, die der heutige Markt bietet, kann sich die Suche nach einer passenden Lösung schwierig gestalten. Für ein möglichst zweckdienliches Vorgehen sollten Interessierte die folgenden Faktoren in ihre Überlegungen einbeziehen.

Die Nutzer der Vereinsverwaltung-App bzw. der Software
Vereins-Verwaltungs-Anwendungen können verschiedene Nutzergruppen haben. Da sind zum einen die Verwaltungs-Verantwortlichen. Diese sollten unbedingt in den Auswahlprozess einer entsprechenden Lösung eingebunden werden. Zum anderen werden viele Vereinsprogramme aber auch von Mitgliedern genutzt. Für beide Seiten gilt es festzustellen, was die Personen von der Anwendung erwarten.

Sämtliche mit diesen Erwartungen verbundenen Features, die der Markt bietet, sind hinsichtlich ihrer Sinnhaftigkeit für die Organisation abzuwägen und schließlich auszuwählen oder wegzulassen. Nach diesen Überlegungen liegt eine bereits stärker eingeschränkte Auswahl vor.  

Eine solche erste Einschränkung der Optionen ist nicht zuletzt wichtig, da es stark vom Funktionsumfang abhängt, wie teuer eine Vereinssoftware wird. Das betrifft im Besonderen auch die Frage der Nutzbarkeit: Also, ob auch Mitglieder gewisse Features wahrnehmen können oder es sich um eine reine Verwaltungslösung handeln soll?

Die Abwägung der Funktionen
Verantwortliche sollten sich genau überlegen, welche Funktionen das neue Mitglieder-Verwaltungs-System unbedingt haben muss. Aber wie geht man diese Aufgabe idealerweise an? Erst einmal ist es sinnvoll, zu schauen, auf welche Probleme Verwaltungsbetraute bzw. Mitglieder aktuell – also ohne Software – besonders häufig stoßen und wie diese programmgestützt zu lösen sind. In Anbetracht der Kosten ist genau abzuwägen, wo etwas mehr Flexibilität möglich ist und welche Elemente nicht verhandelbar sind. 

Unabhängig von den endgültigen Anforderungen der Organisation gibt es einige Funktionen, die praktisch immer eine erhöhte Relevanz haben. Das sind spezifische Verwaltungswerkzeuge für Mitgliederdaten, ein Kalender und Tools für die Buchhaltung. Ferner ist es sinnvoll, die folgenden Features zumindest in Erwägung zu ziehen: 

  • Website-Tools bzw. CMS
  • E-Mail-Marketing
  • Erweiterte Veranstaltungsplanung
  • Analytics und Reporting

Die Erfahrung und die Verlässlichkeit des Anbieterunternehmens
Es ist wichtig, zu überprüfen, welche Kompetenzen die einzelnen Software-Anbieter im Bereich der eigenen Organisation haben. Gibt es Kooperationen mit anderen Vereinen auf unserem Gebiet? Interessierte sollten sich vergewissern, dass das Unternehmen ihr Geschäft und ihre speziellen Anforderungen versteht. Wenn namhafte Organisationen mit ähnlicher Ausrichtung auf die Lösung zurückgreifen, ist das ein gutes Zeichen.

Generell gilt es, zu schauen, wie lange die Developer-Firma bereits im Geschäft ist. Eine mehrjährige Existenz ist ein guter Hinweis darauf, dass das Unternehmen gesund und stabil ist und die Bedarfe seiner Kund:innen auch zukünftig bedienen kann. Das bedeutet natürlich nicht, dass man grundsätzlich Abstand von Start-ups halten sollte. Der Gesamteindruck muss überzeugend sein.

Datensicherheit
Der Datenschutz ist im Zusammenhang mit Vereinssoftware immer ein dringendes Thema. Denn derartige Anwendungen speichern in aller Regel sehr viele persönliche Informationen und lassen diese auf unterschiedliche Weise weiterverarbeiten.

Kommt es hier zu Verlusten aufgrund fehlender Sicherheitsvorkehrungen oder geht das Anbieter-Unternehmen in anderer Form nicht DSGVO-konform mit sensiblen Daten um, kann das für Vereine zu ernsthaften Schwierigkeiten führen.

Deshalb sollten Verantwortliche die angepeilte Lösung genau auf ihre Datenschutzvoraussetzungen prüfen. Wichtig ist in diesem Zusammenhang auch, zu klären, ob eine vollständige Kontrolle über die Informationen und der Zugang zu diesen stets gewährleistet werden kann.

Was kosten Vereinsprogramme?

Die Kosten einer Software für die Vereinsverwaltung richten sich in erster Linie nach der Anzahl der zu organisierenden Mitglieder. Je mehr Personendaten und Vereinsvorgänge kontrolliert werden müssen und je mehr Features integriert sind (für mehr Mitglieder ist häufig analog ein größerer Funktionsumfang sinnvoll), desto teurer wird die Lösung.

Hilfreich ist es, hier weniger den Gesamtpreis und mehr die Kosten je Mitglied zu betrachten. Im obigen Vereinssoftware-Vergleich kosten die Top-Tools zwischen rund drei und 17 Cent pro Mitglied. Diese Werte bilden einen guten Ausgangspunkt für den eigenen näheren Vereinsverwaltung-Vergleich.

Einige der besten Vereinssoftwares sind für kleine Vereine auch gratis zu haben. Wer Vereinssoftware kostenlos nutzen möchte, muss in der Regel aber funktionale Einschränkungen hinnehmen. Zum Beispiel sind oft keine tiefergreifenden Buchhaltungs-, Kommunikations- und Analytics-Features in Freeware für die Vereinsverwaltung inbegriffen. Weiterhin kann Vereinsverwaltung-Software kostenlos normalerweise nur bis zu einer gewissen Mitgliederanzahl verwendet werden.